Заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на одном из государственных языков в Республике Беларусь.(п.9)
Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется нанимателем (уполномоченным должностным лицом) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя — печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя.(п.10)
В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике: фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
сведения о подготовке, переподготовке и повышении квалификации;
сведения о назначении пенсии.
В трудовую книжку безработным, получающим пособия по безработице или стипендии, производится, с их согласия, запись соответствующего содержания по установленной форме.
В трудовую книжку лиц, осуществляющих уход за инвалидами I группы и лицами, достигшими 80-летнего возраста и нуждающимися по заключению медико-реабилитационных экспертных (МРЭК) или врачебно-консультационных комиссий (ВКК) в постоянном уходе, производится запись о периоде получения ими пособия по уходу. Запись вносится органом по труду, занятости и социальной защите, назначающим указанное пособие.
Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются.(п.11)
До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа следующие записи:
о времени службы в составе Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь, в органах Комитета государственной безопасности, Министерстве внутренних дел, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях, независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;
о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность;
о времени работы в качестве члена колхоза — в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника.(п.12)
Обучающимся, имеющим трудовые книжки, записи о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего, послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, вносятся соответствующими учреждениями образования, иными организациями, индивидуальными предпринимателями, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность на основании приказов о зачислении на обучение и об отчислении из числа обучающихся.(п.13)
Записи в трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета.
Записи о датах приема на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнений, награждений, поощрений, о подготовке и переподготовке, о назначении пенсии производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью. Например, если работник принят на работу 5 января 1997 г., то в графе 2 трудовой книжки, выданной после 1 января 1975 г., и образца 1995 г. записывается: «05.01.1997», а в трудовой книжке ранее установленного образца — «1997.05.01».(п.14)
Основанием для внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя. Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится после его издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения.(п.15)
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).(п.16)