В начале каждого года на всех работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию (в том числе при пониженном возрасте), работодателем на основании их личных карточек и трудовых книжек составляются списки.
Списки составляются в хронологическом порядке в зависимости от даты приобретения права на пенсию. В них должны быть указаны: фамилия, имя, отчество работника, день, месяц и год его рождения, должность (профессия) и наименование структурного подразделения, основания назначения пенсии, общий и специальный стаж работы.(п.29)

В отношении работников, включенных в указанные списки, работодатель осуществляет предварительную подготовку документов для назначения им пенсий, включая документы, подтверждающие право на пенсию за работу с особыми условиями труда и за выслугу лет. При необходимости должны быть приняты меры по истребованию недостающих документов, а в соответствующих случаях — розыску свидетелей, которые, по мнению работника, могли бы подтвердить периоды его работы.
На основе всех собранных документов работодатель оформляет представление для назначения пенсии.(п.30)
Работодатель за месяц до достижения работником пенсионного возраста и приобретения права на пенсию извещает его о порядке обращения за пенсией.(п.31)(пункт 31 в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 13.07.2004 N 87)
Заявление о назначении пенсии заполняется заявителем по установленной форме и регистрируется в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий.(п.32)
Работодатель в 10-дневный срок со дня регистрации заявления оформляет все необходимые документы и свое представление, знакомит с ним заявителя (под расписку в представлении) и рассматривает вопрос о возможности представления данного работника к назначению пенсии.
При положительном решении вопроса заявление, представление и все документы передаются в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту жительства заявителя <*>.
В том случае, если работодателем собраны не все необходимые документы, в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите передаются имеющиеся с указанием причины отсутствия недостающих документов. (п.33)
——————————
<*> — По решению комитетов по труду, занятости и социальной защите представление работника к назначению пенсии может осуществляться в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту нахождения предприятия.